Guardar documentos de forma segura: las Actas de Depósito

Una empresa o un particular pueden tener, por diferentes razones, un documento que le interese guardar de forma segura. Tradicionalmente esto se ha realizado colocando estos documentos especialmente importantes en lugares como es una caja fuerte de un banco. La custodia y guarda de documentos no es exclusiva de un banco, sino que puede ser prestada por cualquier notario a través de las actas de depósito.

El acta de depósito acredita al notario para recibir objetos, valores metálicos o documentos en calidad de prenda o custodia. La finalidad del acta de depósito es que estos objetos, valores metálicos o documentos, puedan ser entregados a un tercero o puedan recuperarse por el depositante en el futuro.

Las normas que regulan el acta de depósito

La legislación establece que los notarios pueden recibir en depósito los objetos, valores, documentos y cantidades que se les confíe, como prenda de contratos o para su custodia, pero que esta admisión de depósitos es voluntaria, pudiendo imponer condiciones al depositante. Esto es así salvo que el depósito se establezca en alguna ley a lo cual el notario debe atenerse.

Los depósitos pueden ser tanto documentos analógicos (valores, dinero…) como documentos electrónicos.

Documentos analógicos

Tras que el notario acepte depósitos de títulos de valores, dinero en metálico, efectos y documentos extiende un acta para que el requirente firme el contenido del depósito. También se consignan en el acta las condiciones para la constitución y devolución del depósito. Estas condiciones son pautadas por el notario y aceptadas por el depositante.

Los objetos o documentos analógicos se entregan al notario para que este los custodie en un sobre cerrado y sellado, de modo que se garantice la privacidad del depósito. En caso de ser necesario – caso del dinero en metálico- el notario puede abrir una cuenta en un banco a su nombre. Esto se hace previo conocimiento de las partes. Todas estas cuestiones se recogen en el acta de depósito.

Documentos electrónicos

Cualquier documento electrónico o en un soporte digital (por ejemplo valores guardados dentro de un disco duro) debe ser entregado en depósito al notario en el plazo y condiciones que se pacte entre las partes y hacerlo constar en el acta.

En el caso de los documentos electrónicos la dirección general de registros puede acordar el traslado sistemático del contenido del documento digital usando los medios tecnológicos que sean necesarios para asegurar la fiabilidad de la copia.

Puede darse el caso que el depósito sea un programa informático y que no pueda conocerse el contenido por parte del notario. En esta circunstancia el notario admitirá el depósito sólo si el solicitante prueba que este no es contrario a la ley o al orden público.

La liquidación de saldos

En el acta de depósito se puede pactar la liquidación de saldo en cuentas o contratos. Para ello se debe realizar los siguientes pasos:

  • Solicitar el requerimiento con una carta dirigida al notario para solicitar la ejecución de la liquidación.
  • En el acta debe constar el saldo exigible al deudor con soporte de los extractos contables correspondientes, los cuales son verificados por el notario.
  • En el caso de que no se reflejan en el contrato los intereses o comisiones se debe acreditar al notario con constancia cuáles han sido los mismos para que el notario lo refleje en el acta de depósito.
  • El notario por medio de los documentos contables presentados comprueba si la liquidación se ha efectuado según lo convenido entre las partes, previamente estipulado en el acta.

La finalidad del notario en estos casos es verificar la finalidad procesal de la liquidación de la cuenta apoyándose en las herramientas contables que justifiquen la corrección del saldo deudor de acuerdo a lo pactado.

Existen depósitos que se constituyen sin acta. En estos casos el notario admite la entrega de cantidades metálicas o resguardo de valores con expedición de recibos privados.