Actas de exhibición de cosas o documentos

Las actas de exhibición de cosas o documentos entran en la categoría de un acta de presencia, debido a que tienen por objeto dejar constancia de la existencia de una cosa o documento, el cual está en poder de un individuo o un lugar determinado, son actas donde el notario describe las circunstancias que percibe, las que pueden diferir de lo percibido por otros participantes del acto.

Acta de exhibición de cosas y documentos

¿Cuál es el alcance jurídico del acta de exhibición de cosa o documento?

En el artículo 207 del Régimen Notarial se establece el alcance jurídico del acta de exhibición de cosas o documentos en el cual se estipula lo siguiente:

“El notario describe o relaciona todas las circunstancias que las identifiquen diferenciando de las cosas que resulten de su percepción, separándolo de lo que manifiesten peritos u otras personas que se encuentren presentes en el acto”

El acta se usa para:

  • Dejar constancia protocolar de la existencia de cosas o documentos en poder de otra persona.
  • Contar en un documento las firmas legítimas de los intervinientes en el acta por parte del notario, para que el documento surta efecto a nivel internacional.
  • Reconocimiento de firma en un documento legal.
  • Fijar saldos exigibles en préstamos y créditos estipulados en el acta.

En el acta de exhibición se registra los acontecimientos que el notario percibe para dar fe pública de la existencia de la cosa o documento, el acta es un documento oficial de carácter legal usado para la certificación de la tenencia de una cosa o documento por un tercero, ya sea una persona o institución.

¿Cómo se redacta un acta de exhibición de cosa o documentos?

Es relevante acotar que para que el acta tenga validez jurídica, debe ser redactada por el notario público y contenga las siguientes características:

  • Número de acta de presencia.
  • Lugar y fecha.
  • Identificación del notario.
  • Identificación de quien comparece ante el notario.
  • Datos de Intervinientes.
  • Requerimiento.
  • Cierre del acta.
  • Firma y sello del notario.

El acta de exhibición queda custodiada por el notario, las partes interesadas pueden solicitar una copia certificada al notario de la misma.

¿Cómo es la actuación del notario en el acta de exhibición de cosas o documentos de un título de propiedad?

El notario examina los antecedentes del documento, para comprobar el derecho legal que contiene mediante la verificación de:

  • Identidad.
  • Extensión.
  • Limitaciones.
  • Condiciones Resolutorias.
  • Facultades de los intervinientes del documento.

Merece la pena señalar que el documento de propiedad auténtico no se sustituye por sus referencias o certificaciones de registros públicos, el notario debe asesorar a las partes y redactar objetivamente el acta para garantizar la protección jurídica del documento, por medio de su actuación como fedatario darle la validez legal que le corresponda.

Otro punto importante que no debe dejar de mencionarse es el hecho que, durante el levantamiento del acta puede darse una legitimación de firmas la cual se avala legalmente por el notario.

Importancia del acta de exhibición de cosa o documento

Las actas de exhibición de cosa o documento son una herramienta jurídica relevante en los ámbitos civil, mercantil, penal o administrativo, la cual está destinada a la constatación de hechos importantes a nivel procesal, válidas ante la ley por actuación del notario.

Este tipo de actas son importantes para constar la tenencia de un objeto mueble o inmueble o un documento por parte de un tercero, ya sea una persona natural o jurídica, su legalidad se avala por la actuación del fedatario quien es la autoridad competente para realizar este tipo de actuaciones jurídicas en la cual se redacta el acta de exhibición de cosa o documento.

La fe pública del notario le confiere el valor jurídico al acta notarial, para garantizar constitucionalmente la protección de los derechos de las personas que intervienen en el acta, el notario funge como investigador objetivo y crítico de las circunstancias suscitadas durante el levantamiento del acta para poder establecer el valor jurídico del acta.

El notario desempeña la función pública de otorgar la legalidad al acta según el principio jurídico propii sensibus “lo percibido por su cuenta” tomando en cuenta la normativa jurídica que permita autorizar la autenticidad del documento, de ahí que, el fedatario cumple una función clave en el otorgamiento legal de las actas de exhibición de cosa o documento.