El notario puede actuar para dar guardia y custodia de expedientes o documentos importantes en los registros protocolares de la notaría. Se hace mediante la denominada acta de protocolización. Hay que destacar que de todos los servicios que presta un notario el de protocolización es el más solicitado. Un documento que sea protocolizado no adquiere mayor fuerza de ley que la que posee originalmente, pero sí que está más seguro.
El acta de protocolización tiene carácter de escritura pública y puede ser solicitada por un particular o empresa, por mandato legal o por sentencia de un tribunal competente.
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Cabe señalar que la protocolización no es excluyente con otros procedimientos legales de custodia. Así, por ejemplo, en los casos en que los documentos a protocolizar estén sujetos a registro, deben registrarse igualmente.
¿Cuáles son los documentos que se protocolizan?
Hay una gran cantidad de documentos que pueden ser custodiados por el notario mediante el acta de protocolización de documentos. Estos pueden ser:
- Documentos con protocolización ordenada por un tribunal.
- Escritura privada con firmas legalizadas.
- Documentos privados sin legalización de firmas.
- Protocolización por disposición de la ley:
- Actas de matrimonio.
- Actas de nacimiento.
- Uniones de hecho.
- Partición de herencia.
- Acta de constitución de colegio de profesionales.
- Acta de protesto.
- Acta de inventario.
- Escrituras públicas a inscribir en registros.
- Protocolización por disposición de tribunales:
- Testimonio de testamento común cerrado.
- Testamento.
- Capitulaciones matrimoniales.
- División de la cosa común.
Requisitos para solicitar el acta de protocolización de documentos
Los requisitos para solicitar la protocolización de un expediente o documento son muy pocos y accesibles para cualquier persona:
- DNI para persona natural.
- Acta constitutiva en caso que el requirente sea persona jurídica.
- Pasaporte para persona natural extranjera.
- Identificación del representante legal y poder que lo acredite (si aplica).
- Documento original a protocolizar
Contenido del acta de protocolización
El contenido del acta de protocolización incluye los siguientes elementos:
- Número de acta.
- Lugar y fecha.
- Nombres de los solicitantes.
- Mención de la diligencia con el número de folios.
- Firma de los solicitantes y del notario.
Efectos y particularidades del acta de protocolización de documentos
El acta de protocolización, decíamos, es realizada por el notario. Cuando la protocolización es ordenada por ley o por un tribunal competente sus efectos son plenos.
En la protocolización de documentos privados se produce el efecto jurídico al momento de la fecha de la protocolización.
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El requirente debe ser parte del documento a protocolizar. En caso que el documento contenga contratos patrimoniales o sucesiones y donaciones, no puede protocolizarse hasta que no se acredite la presentación previa en la oficina liquidadora que le corresponda.
Cabe señalar que en las actas de depósito la protocolización es inmediata. La razón es que en este caso el notario tiene la custodia del objeto o documento.
